Konferenční a zasedací místnosti slouží nejen pro vnitrofiremní jednání, ale často jsou využívány i jako reprezentativní prostory pro setkání s partnery a klienty. Proto se prezentační technika stala již neoddělitelnou součástí všech nově budovaných i rekonstruovaných konferenčních místností. Hlavní přínos projekční a prezentační techniky spočívá v efektivní podpoře všech jednání - jsou názornější, příjemnější a rychlejší, což přináší velké časové a finanční úspory. Instalovaná technika musí odpovídat potřebám a požadavkům uživatelů a zároveň široké škále využití konferenčních místností.
Umožňuje společnou práci a komunikaci všem, kteří v jediném okamžiku potřebují na různých místech státu, kontinentu či světa komunikovat nad jedním společným tématem. Přenos počítačových prezentací či jiných dokumentů a především možnost práce nad jednou prezentací, jako kdybychom pracovali u jedné projekční plochy, jednoho flipchartu či u jednoho stolu, patří mezi hlavní výhody videokonferencí.
Probíhající diskusi ve větších konferenčních místnostech usnadní audiokonferenční systém. Každý účastník má před sebou delegátskou jednotku s mikrofonem a může se hlásit o slovo. Předsedající má možnost řídit z předsednické jednotky diskusi, udělovat či ubírat slovo a určovat pořadí. Systém se na přání rozšiřuje o tlumočnické zařízení a hlasovací systém.